1. Latar Belakang Permasalahan
Di
zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif
menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang
baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi
bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing.
Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa
sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi
informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang –
orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri
dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini
dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing
dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan
dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis
di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Gejala
– gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi
dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk
memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan
mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan
sekretaris.
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan
sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam
memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya
yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada
sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi
tantangan yang tidak ringan.
Untuk menghadapi tantangan
tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali
mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri,
melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
Didasari
oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah
Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat
meng-upgrade Sekretaris Profesional”
2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Tanggung jawab dalam bekerja
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu
diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.
§ Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang
sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus
kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan
atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil
keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang
Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam
tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat
dipercaya dan berkepribadian.
Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang
sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan
berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus
mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan
beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata
dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak
yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang
pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan
bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya
sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar
seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris
bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk
itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu
menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai
bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris
yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk
mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan
dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu
terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup
mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang
bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup
memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi
delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris
untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam
setiap menyelesaikan tugasnya.
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters
2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan
3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.
Seseorang
yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan
pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku,
yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila
pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten,
maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung
jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja
tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai
salah satu cirri sekretaris yang profesional.
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1.
Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh
seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan
filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3.
Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin
fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena
tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang
masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda
kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami
pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan
dalam human relation adalah team work, positif thinking, good
remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang
sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa
tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau
pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut,
bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak
menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah
dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris
terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini
mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk
itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh
tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan,
bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk
menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan
zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja
semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris
dengan daya saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain
Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya
4. Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan
pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda
perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau
pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang
professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki
oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu.
Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan
juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang
sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat
bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif
memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran
seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Buku Pedoman :
- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)
- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)
- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee)
————-
Ini salah satu tugas dari kampus waktu semester 4 dulu di BSI Kramat 168. :)
Pancoran, 27 Oktober 2008
Administrative Professionals' Day
From Wikipedia, the free encyclopedia
This article or section is missing citations or needs footnotes.
Using inline citations helps guard against copyright violations and factual inaccuracies. (April 2008)
Administrative
Professionals Day formerly known as Secretary's Day is an unofficial
secular holiday observed on the Wednesday of the last full week of
April (i.e. April 25, 2007; April 23, 2008; April 22, 2009; April 21,
2010), to recognize the work of secretaries, administrative assistants,
receptionists, and other administrative support professionals.
National
Secretaries Week was created in 1952 through the work of Harry F.
Klemfuss of Young & Rubicam, in conjunction with the National
Secretaries Association, now known as the International Association of
Administrative Professionals (IAAP). His goal was to encourage more
people to consider careers in the secretarial/administrative support
field. Using his skill and experience in public relations, Klemfuss
promoted the values and importance of the job of administrative
assistants. In doing so, he also created the holiday in recognition of
the importance of administrative assistants.
The official period of
appreciation/celebration was first proclaimed by U.S. Secretary of
Commerce Charles Sawyer as "National Secretaries Week," which was held
June 1-7 in 1952, with Wednesday, June 4, 1952 designated National
Secretaries Day. The first Secretaries' Day was held in that year by
the National Secretaries Association (now the IAAP), with the support
of an association of corporate groups.
In 1955, the observance date
of National Secretaries Week was moved to the last full week of April.
The name was changed to Professional Secretaries Week in 1981, and
became Administrative Professionals Week in 2000 to encompass the
expanding responsibilities and wide-ranging job titles of
administrative support staff.
Over the years, Administrative
Professionals Week has become one of the largest workplace observances.
The event is celebrated worldwide, bringing together millions of people
for community events, social gatherings, and individual corporate
activities recognizing support staff with gifts of appreciation. In the
United States, the day is often celebrated by giving one's assistant
such gifts as flowers, candy, trinkets, lunch at a restaurant, or time
off.
The International Association of Administrative Professionals
(IAAP), the sole official sponsor of Administrative Professionals Week
and Administrative Professionals Day, suggests that employers show
their support for the holiday, and their staff, by providing training
opportunities for their administrative staff, whether through
continuing education, self-study materials, or seminars. The IAAP also
recognizes the efforts of those who serve in human resources,
professional and personal development staff, and those who serve in
positions related to the daily grind of paperwork.
Administrative
Professionals Day is a registered trademark with registration number
2,475,334 (serial number 75/898930). The registrant is the
International Association of Administrative Professionals.
Peran Sekretaris
minggu, 28 desember 2008
Pada
waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah
mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar
lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok
sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan
pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan
pemimpinnya. Benarkah itu?
Ada waktu lampau profesi sebagai seorang
sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan
omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin
terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan
perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim
antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?
Selain itu
profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit
profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring
dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi
sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan
memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat
dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris
pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita,
jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang
mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam
melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan
dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga
tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.
Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai
wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik
dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan
besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak
akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi
sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah
letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan
pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris
terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat
diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda –
beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri
sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di
perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat
yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan
kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui
telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas,
sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang
tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus
dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi
tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu
kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal
tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan
pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi. (dya)
Sekretaris
profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri
secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang
bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya
manajemen waktu dan komunikasi.
Workshop
ini berisi refreshing, prinsip-prinsip manajemen yang penting yang
perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang
profesional dan efektif.
Objective
1. Memahami pentingnya penampilan prima dari seorang sekretaris
2. Memahami proses komunikasi dalam organisasi
3. Meningkatkan keterampilan mengelola pertemuan Bisnis
4. Mampu dalam mengelola waktu secara efektif dalam mengelola pekerjaan
Outline
1. TOTAL IMAGE FOR SECRETARY
* Pentingnya Kepercayaan Diri
* Berfikir dan bersikap Positif
* Membangun Citra Diri
2. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
* Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
* Peran sekretaris dalam komunikasi Organisasi
* Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi
* Komunikasi antara pribadi
3. TEKNIK MENGELOLA WAKTU SECARA EFFEKTIF
* Stress Waktu
* Analisis Kegiatan Kerja dan permasalahan yang dihadapi
* Meningkatkan Efektivitas penggunaan waktu kerja
4. TEKNIK MENGELOLA PERTEMUAN BISNIS
* Macam-macam Pertemuan Bisnis
* Mempersiapkan Pertemuan Bisnis
* Pelaksanaan dan Tindak Lanjut dan Pertemuan Bisnis
Workshop Leader
Elyus Lanin, M.Si
Alumnus
Universitas Indonesia, yang mendalami Ilmu Komunikasi di Pasca Sarjana
UI ini tertarik dan terjun di bidang Manajemen sebagai Konsultan /
Fasilitator Training sejak tahun 1984.Beberapa perusahaan yang pernah
dan masih menggunakan jasanya antara lain adalah Bank Indonesia, BCA,
PT. Indosat Tbk, Pertamina, PT.SMART Tbk, PT. Freeport, PT. HM
Sampoerna , Indomobil, Pt Kertas Karft Aceh, PT. Unilever Indonesia,
PT. Timah Tbk, RCTI, PT. Samudra Indonesia, BAPPENAS, Bank Mandiri dan
lain-lain.
http://events.indosdm.com/component/content/article/41-office-a-home-office-admin/105-professional-secretary.html
Ketika mendengar profesi seorang Sekretaris yang terlintas dibenak kita adalah Perempuan, Energik dan Gaul.
Sekretaris
lebih sering dijumpai seorang Perempuan mungkin dikarenakan fungsi
dasar sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat,
mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan, entertaint
tamu atasan bahkan sampai mengurusi keperluan dan kebutuhan keluarga
atasan yang memang kemampuan tersebut lebih dimiliki oleh seorang
perempuan dibanding laki-laki.
Sekretaris juga selalu identik dengan
Energik mungkin dikarenakan tekanan dari pimpinan yang tidak sabar
menunggu dalam mendelegasikan pekerjaan sehingga sekretaris terbentuk
menjadi pribadi yang perfecsionist, gesit dan cenderung tidak sabaran.
Selain
itu Sekretaris juga identik dengan Bergaul, berbicara tentang bergaul
banyak alasan dari setiap orang kenapa ia harus bergaul, dari sekian
alasan tersebut sebenarnya makna dari pergaulan itu sendiri adalah
selain menambah pengetahuan dan wawasan yang terpenting adalah menambah
mitra atau relasi yang nantinya akan memudahkan peranan sekretaris
dalam memenuhi kebutuhan atasannya. Tapi apakah para sekretaris sudah
menjalankan peranannya menjadi sekretaris professional mengingat
fenomena selama ini masih ada image yang terbentuk dimasyarakat bahwa
sekretaris masih dipandang sebelah mata.
Kita sering mendengar
orang berkata “ Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya,
kenapa ya istrinya pak anu sering banget menelpon si sekretaris
jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya?, kok Pak Anu setiap
kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?.
Kata-kata ini
sering kali kita dengar dalam pergaulan khususnya dalam lingkungan
kantor, dari sudut pandang yang berbeda masyarakat tersebut menilai
sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri
atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya. Terlepas dari semua
itu kembali lagi keindividu masing-masing bagaimana masing-masing
sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional.
Sangat
dilematis memang seorang sekretaris dalam memerankan peranannya,
hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam
konteks profesionalisme karena sekretaris dalam hal ini adalah media
penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun
dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang
intens dengan atasan.
Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan
yang dibutuhkan tapi hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga
sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang
membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin
akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan
tugas, sehingga kedua-duanya saling membutuhkan dalam menjalankan
peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga.
Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk ber persepsi.
Menurut
Maryudi dalam bukunya kemampuan, kecerdasan dan kecakapan bergaul
mengatakan bahwa Persepsi adalah proses pencarian informasi oleh setiap
orang terhadap lingkungannya agar dapat dipahami, sarananya adalah
pengindraan (penglihatan, pendengaran, peraba, perasaan dan penciuman).
Jika
melihat defenisi diatas setiap orang bisa saja memiliki persepsi yang
berbeda berdasarkan pengindraannya dan juga masing-masing orang punya
pilihan bagaimana ia memilih dan menciptakan persepsi atas dirinya
terhadap lingkungannya.
Disinilah tuntutan profesionalisme
sekretaris dibutuhkan bagaimana dia harus memilih “mau bersikap
bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan
aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat
untuk menghindari persepsi-persepsi negative yang berlebihan dan
menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan
profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya
perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan. tentu saja
dengan satu konsep yaitu HOW TO BE A PROFESIONAL SECRETARY sehingga
citra nya sebagai Sekretaris professional akan tetap tercermin
Hingga
pada akhirnya Sekretaris secara tidak langsung akan memberikan
kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan, kuncinya adalah
bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan
suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan,
keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang mereka miliki.
Jakarta 18 Maret 2008
01:25 Wib
ErnaUsman
Secretary
A Professional Secretary organizes an office and make sure that it
flows smoothly. The tasks for a Professional Secretary vary widely -
from filing to scheduling appointments. For entry-level jobs, only a
high school diploma or GED is required.
Step 1: Researching a Professional Secretary's Career Duties and Education
Most
Professional Secretaries perform clerical work. This can include
planning and scheduling meetings and appointments, organizing paper and
electronic files, managing projects and contacting clients or other
businesses using the telephone, mail, websites and e-mail. They should
know how to use fax machines, photocopiers, scanners and
videoconferencing and telephone systems. They should have excellent
interpersonal skills and be able to deal with different types of
people. A Professional Secretary can learn many of their
responsibilities on the job. To advance more quickly they can take
individual classes or longer degree programs at vocational schools.
Step 2: Begin a career as a Secretary by Earning an Associate's Degree
A
degree is not necessary to become a Professional Secretary. However,
those wishing to jumpstart their careers can earn an associate's degree
in administrative assisting. Often this includes learning certain
computer programs and office procedures.
Step 3: Specialize in a Secretarial Degree
Those
wishing to be a specific type of Professional Secretary can take
further courses or pursue more specialized degree options. The most
common areas of specialization are as a legal secretary or a medical
secretary. Legal secretaries need to earn an associate's degree in
paralegal studies, also called an associate's degree in a legal
secretary. Those interested in health care can earn an associate's or
bachelor's degree in medical assisting.
Step 4: Earn Licensing and Certification to Become a Professional Secretary
No
specific certification is required to become a secretary. However, some
organizations offer certifications that make an applicant more
marketable. These include the International Association of
Administrative Professionals, the National Association of Legal
Secretaries and Legal Secretaries International. These designations
include becoming a Certified Professional Secretary or a Certified
Administrative Professional.
Step 5: Apply for a Job as a Professional Secretary
Secretaries
find employment in any type of office, both public and private. Most
employers require exceptional organizational skills, familiarity with
Microsoft Office and good interpersonal skills. Specialized secretaries
must be familiar with the type of business in which they are working.
Industry-specific academic work or previous experience is necessary.
Cara Menjadi Sekretaris Profesional
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra
perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris
adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan
citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris
juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan
hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan
sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan
selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga
rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris
bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus
up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6.
Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang
harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris
selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar
negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8.
Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika
yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu
sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang
sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi
menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar
berbicara dengan publik atau pada saat meeting
